En la actualidad muchísimas empresas utilizan medios tecnológicos para realizar reuniones a distancia como videoconferencias, tele conferencia, entre otras, sin embargo muchas veces es importante para la empresa que el trabajador viaja. Es por ello que las mismas deben contar con políticas de viajes corporativos.
Cuando una empresa cuenta dentro de su planificación con este tipo de políticas, ello supone un ahorro en costes para la misma.
Un alto porcentaje de viajes efectuados son de tipo corporativo, es decir, están relacionados con el aspecto empresarial y los mismos deben planificarse con detenimiento y muy bien, porque dependiendo de si son viajes en el territorio nacional o internacionales, la duración del mismo, el hospedaje, el transporte y la ciudad a visitar, va a influir indudablemente en los costes de la empresa.
Hay varios tipos de viajes empresariales, entre ellos:
- Viajes de formación
- Viaje para asistir a congresos, conferencias, etc.
- Viaje por motivos técnicos
- VIAJES DE INCENTIVOS
- Viaje comercial
- Viaje por motivos internos
A continuación encontraras como realizar viajes de empresa y cómo ahorrar costes, lo cual es fundamental porque esto definitivamente influye para hacer una buena planificación de las erogaciones que debe realizar tu empresa.
¿Es posible ahorrar costes en viajes corporativos?
Lo primero que debes tomar en consideración es:
- Debes dar cumplimiento al presupuesto estimado para el viaje.
- El ahorro debe ser alcanzado antes del viaje, durante y después del mismo.
- La empresa debe negociar con los proveedores, saber seleccionar las mejores tarifas, controlar adecuadamente las facturas y admitir nuevas herramientas para de esta manera obtener una estructura de costos más eficiente.
Al considerar estos tres aspectos y además los objetivos que tu empresa debe alcanzar, podrás ordenar el proceso de viajes tomando en cuenta los siguientes aspectos:
- Se ha demostrado que aquellas empresas que tienen los viajes programados de una manera más estricta, más concienzuda, han conseguido ahorrar costes más que otras que resultaron ser más condescendientes en el asunto.
- Muchas empresas consiguen convenios con proveedores de acuerdo a la cantidad de viajes que han planificado para un año, en ese sentido obtienen excelentes descuentos en boletos aéreos, en hospedajes, traslados terrestres, etc.
- Hay que reservar con suficiente anticipación para evitar adquirir los boletos con precios más altos. Por ello realizan auto reservas online ida y vuelta.
- Es de suma importancia proveer de tarjetas de crédito corporativas porque estas ayudan al trabajador que viaja además de reducir el tiempo para reportar los gastos, algunas empresas han introducido la tecnología móvil porque hay mayor eficiencia en el proceso de viaje.
- La reserva, facturación y gastos que realizan los empleados en sus viajes deben ser centralizadas y conciliadas por los departamentos de finanzas los cuales deben contar con herramientas tecnológicas que permitan hacer el uso más eficiente del tiempo y de los recursos.
- Es muy importante que los datos obtenidos de tarjetas de crédito, proveedores, instrumentos de auto reserva, informes de gastos de empleados de agencias de viajes, tarjetas de crédito, todos deben ser conciliados. Las empresas que usan auto reserva pueden llevar a cabo un mayor control, seguimiento y gastos de manera más constante. Por ser esta una herramienta que permite analizar la información son imprescindibles para negociar positivamente los futuros acuerdos con los proveedores.
Es por todo lo anteriormente señalado que se puede afirmar que ordenando todo el proceso de viajes, podrás reducir costes, lo cual permitirá a tu empresa no salirse del presupuesto establecido y hará que la gestión financiera sea más eficiente, además permitirá planificar de forma más efectiva y eficaz el presupuesto para viajes corporativos del año siguiente.