Cualquier empresa necesita poder gestionar de manera óptima todo el volumen de información que genera. Si este hecho no se procede de manera satisfactoria, nunca se obtendrán los resultados esperados.
Cuando hablamos de gestión documental nos referimos a la correcta clasificación de facturas, albaranes, presupuesto y en general, todos aquellos documentos que se generen a partir de nuestra actividad empresarial.
Mantener el orden y clasificar correctamente todo el volumen de documentos no solo será óptimo para nosotros, sino que también ofrecerá grandes beneficios a nuestros empleados. La razón es muy sencilla, si mantenemos el orden de los documentos nuestros empleados podrán realizar sus tareas de una forma más ágil y práctica, ahorrándose de esta manera una gran cantidad de tiempo buscando documentos extraviados.
Los documentos físicos no son los únicos que tenemos que clasificar y ordenar, con la llegada de Internet cada vez es más común generan y recibir documentos en formato digital. El software de gestión documental serán los encargados optimizar la gestión de estos documentos.
Cada vez son más las empresas que deciden invertir en software de gestión documental para poder gestionar la información de manera ágil. Tenemos que ser cautelosos con las características del software de gestión documental que queremos instalar, pues no todos nos ofrecen las mismas prestaciones.
A continuación vamos a detallar algunos de las prestaciones que tenemos que analizar antes de la implementación de un software de gestión documental.
Prestaciones del software de gestión documental
Fácil de usar
Cuando se dice que un software es fácil de usar es habitual pensar que este programa no ofrecerá las prestaciones ni las características de calidad mínimas. Pero esto no siempre tiene porque ser así. Existen software de gestión que tiene tienen un funcionamiento muy práctico y ofrecen las mismas prestaciones y beneficios que un software más complejo.
Seguro
Tenemos que tener muy presente que la seguridad es una de las características principales a tener en cuenta. La información que almacenamos en nuestra base de datos es privada y tenemos que velar para mantenerla fuera del alcance de personal no calificado o ajeno a nuestra compañía.
Adaptable
Es difícil pensar en el mañana, pero sí que tenemos que ser previsores y pensar que las necesidades que tenemos hoy en día, difícilmente no sean las de mañana. Por ese motivo es importante escoger un software de gestión documental adaptable..